(Foto di StockSnap da Pixabay)
Uno degli aspetti che si rivelano di maggiore importanza - e vale per qualsiasi attività - è quello dell’elaborazione dei preventivi: una fase che deve sottostare a regole precise.
Il preventivo, pertanto, è un documento che viene presentato al cliente, in ambito B2B come B2C, offrendo una panoramica esatta dei costi in rispondenza a determinati servizi di volta in volta richiesti o a essi correlati. Permette a chi lo riceve di farsi un’idea di ciò a cui va incontro in caso di accettazione.
Ogni preventivo deve contenere una serie di informazioni che vanno dalla data di presentazione al termine massimo di validità della proposta, ecc.
Dal momento che se è vero che in genere ogni professionista o impresa propone una certa gamma di soluzioni alla propria utenza, lo è altrettanto il fatto che ogni proposta andrà approntata a misura del singolo cliente, risultando unica nel suo genere.
Ecco allora che la cura di questi elementi tende a rivelarsi di per sé piuttosto complessa, questo almeno se non ci si dota di un programma gestionale per preventivi personalizzati di ultima generazione, in grado di semplificare la procedura e avere ogni singolo documento a portata di mano. Oggi vi raccontiamo qualcosa di più, analizzando quali sono i vantaggi principali di dotarsi di un programma di tale tipologia.
Una condivisione ottimale delle informazioni
Un gestionale per preventivi si rivela in grado di assicurare un flusso di lavoro ottimale per tutte le figure coinvolte, a fronte di una condivisione delle informazioni in tempo reale, mano a mano che vengono aggiornate.
Questo significa che se nell’attività sono presenti più figure che si occupano dell’elaborazione dei documenti, potranno procedere in maniera sinergica e garantendo una comunicazione trasparente e veritiera al cliente.
Tutte le informazioni perfettamente accessibili
I dati per fare un preventivo, così come il documento finale stesso, sono accessibili tramite qualsiasi device digitale: smartphone, tablet e naturalmente pc, garantendo una condivisione di alto livello. Qualcosa che è frutto dell’utilizzo delle moderne tecnologie in Cloud.
Ciò vuol dire che se ad esempio un tecnico si trova a effettuare un certo lavoro e ha bisogno di dare un’occhiata a cosa pattuito, potrà farlo in maniera semplice e immediata, senza doversi relazionare con un collega presente in sede.
Ma anche che il preventivo può essere creato in maniera estemporanea e veloce tramite smartphone o tablet, intensificando la fase di transazione. Non c’è bisogno di rimandare il cliente a un momento successivo.
Inoltre, si ha una cronologia tanto delle comunicazioni quanto delle trattative, incluse quelle rimaste inattive, così da intervenire con le tempistiche e i modi del caso.
Personalizzazione, precisione e costante aggiornamento
Personalizzazione, precisione e costante aggiornamento rappresentano i plus ulteriori che denota una gestionale per preventivi personalizzati.
Una soluzione in grado di fare la differenza a 360°, implementando l’efficienza complessiva dell’impresa.
Ciò risulta possibile grazie anche al fatto che per convertire il preventivo in fattura basta un clic, il tutto a fronte di un’assenza di errori che porterebbero inevitabilmente a una comunicazione meno proficua e a difficoltà nell’incassare quanto dovuto.